EU AI Act – Was deutsche KMU am 2. August 2026 für Microsoft Copilot vorzeigen müssen

In fünf Wochen – am 2. August 2026 – werden die Pflichten des EU AI Act für General-Purpose-AI-Modelle (GPAI) scharfgestellt. Trotz Digital-Omnibus-Verschiebung anderer Fristen bleibt dieser Stichtag bestehen, ebenso die Transparenzpflichten nach Artikel 50. Für jedes deutsche KMU, das Microsoft Copilot, ChatGPT Enterprise oder Claude im Office-Alltag einsetzt, bedeutet das: bis Ende Juli muss eine prüffähige Akte stehen. Andernfalls drohen Bußgelder bis zu 15 Millionen Euro oder drei Prozent des Jahresumsatzes, je nachdem, was höher ist.

Wir nehmen die Lage Ende Juni 2026 nüchtern auseinander: Was der Stichtag wirklich umfasst, warum Microsoft Copilot direkt in den Geltungsbereich fällt, welche Dokumente jetzt zwingend vorliegen müssen, und wo souveräne Alternativen den Compliance-Aufwand spürbar senken.

Was der EU AI Act ab dem 2. August 2026 fordert

Der EU AI Act ist seit dem 1. August 2024 in Kraft, wird aber stufenweise scharfgestellt. GPAI – das ist ein KI-Modell, das so allgemein trainiert wurde, dass es für viele unterschiedliche Aufgaben einsetzbar ist, also genau der Modell-Typ hinter Copilot, ChatGPT und Claude. Anbieter solcher Modelle haben ab dem 2. August 2026 vier Hauptpflichten: Technische Dokumentation, Informationen an Downstream-Anbieter, eine Trainingsdaten-Zusammenfassung und eine Urheberrechts-Policy.

Für ein KMU, das Copilot nur einsetzt, sondern nicht selbst trainiert, sind die Pflichten weniger streng – aber sie sind nicht null. Die Artikel-50-Transparenzpflicht verlangt: Endnutzer müssen erkennen können, dass sie mit einem KI-System interagieren oder dass ein Inhalt KI-generiert ist. Synthetische Audio-, Bild-, Video- oder Textinhalte sind als solche zu kennzeichnen. Die Artikel-4-KI-Kompetenzpflicht gilt sowieso schon seit dem 2. Februar 2025: jede Person, die im Unternehmen mit KI arbeitet, muss nachweislich geschult sein.

Das Digital Omnibus, das das Europäische Parlament am 16. Juni 2026 beschlossen hat, verschiebt zwar die Pflichten für Hochrisiko-KI nach Anhang III auf den 2. Dezember 2027 und für eingebettete KI nach Anhang I auf den 2. August 2028. Aber GPAI- und Transparenzpflichten bleiben unverändert.

Warum Microsoft Copilot direkt in den Geltungsbereich fällt

Microsoft Copilot basiert technisch auf Azure-OpenAI-Modellen – GPT-4-Familie –, und genau diese fallen unter die GPAI-Definition. Microsoft selbst veröffentlicht für die EU-Markt-Variante eine Model Card und einen AI Transparency Note. Das deckt Microsofts Anbieterpflichten ab, nicht die Anwenderpflichten des einsetzenden KMU.

Drei Pflichten bleiben beim Unternehmen, das Copilot lizenziert:

• Risikoklassifizierung pro Anwendungsfall. Copilot in Outlook ist begrenztes Risiko. Copilot zur Bewerber-Vorsortierung wird hochrisiko nach Anhang III.
• Transparenz gegenüber Betroffenen. Wer eine KI-generierte E-Mail-Antwort versendet, muss das im Kontext erkennbar machen.
• Aufsicht und Eingriffsmöglichkeit. Eine Person muss jedem Copilot-Output widersprechen können, bevor er verbindlich wird.

Wer die Copilot-Risikoeinstufung mit dem im April 2026 dokumentierten Flex Routing außerhalb der EU Data Boundary kombiniert, kommt zu einer doppelten Compliance-Lücke: einmal datenschutzseitig, einmal AI-Act-seitig. Das ist der Grund, warum BSI und Aufsichtsbehörden Copilot in Verwaltungen weiterhin restriktiv handhaben – siehe auch NIS2 und DSGVO – das Microsoft-Paradox.

Die Vier-Block-Dokumentation – was in die Akte gehört

Die deutsche Aufsichtspraxis kondensiert die AI-Act-Anwenderpflicht in vier Bausteine:

1. Anwendungsfall-Inventar mit Risikoklassifizierung pro Fall.
2. Datenkategorie-Inventar – welche personen- und sachbezogenen Daten in jedem Fall verarbeitet werden.
3. Aufsichts-Konzept – wer prüft Copilot-Ausgaben in welcher Tiefe.
4. Schulungs- und Konformitätsnachweise – Teilnahmelisten, Audit-Protokolle, jährliche Überprüfung.

Ein 50-Personen-Mittelständler braucht für diese Vier-Block-Akte realistisch zehn bis fünfzehn Arbeitstage, wenn die Inventare nicht schon aus DSGVO-Verfahrensverzeichnis und BSI-IT-Grundschutz ableitbar sind. Sind sie ableitbar, schrumpft der Aufwand auf eine Woche. Die untenstehende HowTo-Sektion zeigt den pragmatischen Pfad.

Sonderfall Schulen und Behörden

Für Schulen und Behörden ist die Gemengelage enger. Die Datenschutzkonferenz hat Microsoft 365 in Schulen ohne ergänzende Maßnahmen weiterhin als nicht rechtssicher eingestuft – die LDI NRW hat das im Frühjahr 2026 erneut bestätigt. Wenn jetzt der AI-Act-Aspekt mit Copilot dazukommt, multipliziert sich das Risiko. Konkret: ein Schulträger, der Copilot in der Verwaltung einsetzt, verarbeitet damit potenziell besondere Datenkategorien nach Artikel 9 DSGVO (Gesundheits-, Religionsdaten in Schülerakten) durch ein GPAI-Modell.

Behörden unterliegen zusätzlich dem Cloud and AI Development Act, der seit dem 3. Juni 2026 für öffentliche Auftraggeber Sovereignty-Stufen vorschreibt. Microsoft Copilot erreicht in der EU-Standardkonfiguration CADA-Stufe 1. Stufe 3 verlangt europäische Eigentümerschaft und ist mit Copilot strukturell nicht erreichbar. Schulen und kommunale Verwaltungen, die in ihrer Beschaffung CADA-3 ausschreiben, müssen auf souveräne LLM-Endpunkte ausweichen.

Souveräne Alternativen, die Anwenderpflichten reduzieren

Wer den Stichtag 2. August 2026 zum Anlass nimmt, das KI-Portfolio neu zu sortieren, hat im Sommer 2026 drei realistische souveräne Optionen:

• Aleph Alpha Luminous – deutscher Anbieter mit Hosting in Heidelberg. EU-Eigentümerschaft, kein US-Sub-Processor. Geeignet für Verwaltungs- und Vertragstexte.
• Mistral Large 2 – französischer Anbieter, Hosting bei OVHcloud oder STACKIT. Vergleichbare Qualität mit GPT-4, deutlich strengere Datenresidenz.
• EuroLLM – Open-Weight-Modell der TU München und Mistral-Konsortium, selbst hostbar auf Hetzner oder bei einem managed Hoster. Spürbar günstiger als Closed-Source-Modelle, aber höherer Konfigurationsaufwand.

In Kombination mit einem souveränen Office-Stack – siehe Microsoft Teams Alternative – Element/Matrix oder die openDesk-Komponenten – reduziert sich die AI-Act-Anwenderpflicht auf das Notwendige. Die Vier-Block-Akte muss zwar trotzdem geführt werden, aber die Risikoklassifizierung fällt regelmäßig in „begrenztes Risiko", und die Sovereignty-Diskussion entfällt vollständig.

Wir begleiten KMU, Schulträger und Behörden bei genau dieser Sortierung – von der Anwendungsfall-Inventur bis zur produktiven Migration. Sprich uns an, wenn die Akte bis Ende Juli stehen soll, und sieh dir auf /alternativen an, welche europäischen LLM- und Office-Bausteine wir betreiben.

In zehn Tagen zur AI-Act-tauglichen Copilot-Akte

Die HowTo-Sektion im Frontmatter dieses Beitrags listet einen konkreten Zehn-Tages-Pfad. Wer am 1. Juli 2026 startet, hat am 15. Juli die Akte stehen und zwei Wochen Puffer bis zum Stichtag. Wer erst Ende Juli anfängt, schafft es nicht. Die Schulungspflicht nach Artikel 4 ist der Engpass, weil sie eine kalendarische Teilnahmeliste erfordert, die nicht rückdatierbar ist.

Fazit

Der 2. August 2026 ist kein Schreckens-Stichtag, aber auch kein folgenloser. Wer Microsoft Copilot einsetzt, braucht eine Vier-Block-Dokumentation, eine Transparenz-Praxis und einen Schulungsnachweis. Wer ohnehin über souveräne Alternativen nachdenkt – wegen CADA, DORA, Schulträger-Aufsicht oder einfach Sovereignty-Strategie –, hat in den nächsten fünf Wochen den richtigen Anlass für die Neusortierung. Beides ist machbar. Beides will jetzt entschieden werden.