Microsoft 365 Copilot Flex Routing – Wie die EU Data Boundary 2026 stillschweigend aufgeweicht wird

Am 17. April 2026 hat Microsoft eine Funktion namens Flex Routing für alle EU- und EFTA-Tenants aktiviert. Für neue Tenants, die nach dem 25. März 2026 angelegt wurden, ist sie standardmäßig eingeschaltet. Das Ergebnis – ohne Information an Endnutzer, ohne explizite Zustimmung der Auftragsverarbeiter: Copilot-Anfragen verlassen unter Last die EU.

Parallel dazu hat Microsoft bereits am 7. Januar 2026 den US-KI-Anbieter Anthropic als Sub-Processor für Copilot in Word, Excel, PowerPoint und im neuen Researcher aufgenommen – explizit außerhalb der „EU Data Boundary".

Für IT-Verantwortliche in deutschen KMU, Schulen und Behörden ist das kein Detail-Update, sondern eine strukturelle Verschiebung der vertraglichen Geschäftsgrundlage. Wir zeigen, was Flex Routing technisch wirklich tut, warum es DSGVO-, NIS2- und BSI-IT-Grundschutz-relevant ist, und welche Schritte heute zu erledigen sind.

Was Flex Routing technisch macht

Flex Routing ist Microsofts eigener Begriff für ein dynamisches Lastverteilungs-Verfahren: Sobald die EU-Inferenz-Kapazität in Microsofts Rechenzentren bei Copilot überlastet ist – Microsoft definiert „Last" nicht öffentlich –, werden Anfragen an LLM-Endpunkte in USA, Kanada oder Australien weitergeleitet.

Konkret betroffen:

• Der rohe Prompt-Inhalt (alles, was ein Mitarbeiter in Copilot tippt, plus der Kontext aus geöffneten Dokumenten in Word, Excel, Outlook, Teams).
• Pseudonymisierte Telemetrie (Modell-IDs, Tenant-IDs, Token-Metriken), die auch dauerhaft außerhalb der EU gespeichert werden darf.

Microsoft verspricht „Encryption in transit and at rest" – aber die Schlüsselhoheit liegt bei Microsoft. Diese Lücke haben wir im BSI-Grundschutz-Artikel bereits ausführlich für CON.1.A8 (Sichere Aufbewahrung der Krypto-Schlüssel) analysiert: BYOK ändert daran fundamental nichts.

Die rechtliche Bewertung – kurz und schmerzhaft

EU Data Boundary ist ein Marketing-Konstrukt von Microsoft, kein rechtlicher Status. Das war schon vor Flex Routing der Fall – wir hatten es im Kontext von Schrems III und dem CLOUD Act detailliert hergeleitet. Mit Flex Routing ist Microsofts eigene Definition jetzt allerdings selbst dokumentiert durchlöchert:

1. DSGVO Art. 44 ff. – Übermittlung in ein Drittland. Jede Prompt-Verarbeitung in den USA ist ein Transfer. Standardvertragsklauseln plus TIA (Transfer Impact Assessment) müssten greifen – und scheitern an Schrems II.
2. DSGVO Art. 28 Abs. 2 + Art. 30 – Sub-Processor-Wechsel. Microsoft hat Anthropic in die Verarbeitungskette aufgenommen, ohne einzelvertragliche Zustimmung. Die DPA-Klausel „general written authorization" deckt das nach Auffassung der meisten europäischen Aufsichtsbehörden nicht.
3. CLOUD Act §103(b) – US-Behördenzugriff. Alles, was in den USA verarbeitet wird, kann per Subpoena angefordert werden, unabhängig davon, ob die Daten ruhend in der EU liegen.
4. NIS2 Art. 21 Abs. 2 d) – Sicherheit der Lieferkette. Ein Anbieter, der einseitig Default-Settings ändert und Sub-Processor ergänzt, ist im NIS2-Sinn ein erhöhtes Risiko in der Lieferkette – siehe NIS2-DSGVO-Paradox.

Wer trägt die Verantwortung? (Hinweis: Sie.)

In Microsofts eigener Dokumentation zu Flex Routing steht: „Customers are responsible for ensuring compliance with applicable data protection laws." Übersetzt: Wenn Sie Flex Routing nicht abschalten und es kommt zu einer Beschwerde, ist der Verantwortliche im DSGVO-Sinn der Kunde, nicht Microsoft.

Das ist juristisch sauber für Microsoft – und ein Sprengsatz für jedes KMU mit Mitarbeiter- oder Kundendaten in Copilot-Reichweite.

Sofort-Maßnahmen für deutsche KMU, Schulen und Behörden

Pflichtprogramm in dieser Woche (Details als nummerierter HowTo in den Schritten 1–4 oben in diesem Beitrag):

Schritt 1: Flex Routing prüfen {#step-1}

Im Microsoft 365 Admin Center unter Settings → Org settings → Copilot den Eintrag „Flex routing for the EU Data Boundary" öffnen. Status notieren (On/Off) und Datum festhalten.

Schritt 2: Flex Routing deaktivieren {#step-2}

Schalter auf „Off" stellen und speichern. Die Änderung im Microsoft Purview Audit-Log dokumentieren.

Schritt 3: Anthropic-Sub-Processor-Schalter prüfen {#step-3}

Unter Copilot → AI models den Toggle „Allow Anthropic models" prüfen. Für EU/EFTA-Tenants steht er Default auf „Off" – schriftlich dokumentieren.

Schritt 4: DSGVO- und NIS2-Dokumentation aktualisieren {#step-4}

Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO), Risikoregister (NIS2 Art. 21), TIA (Transfer Impact Assessment) und Datenschutzfolgenabschätzung mit dem Status „Flex Routing deaktiviert / Anthropic deaktiviert / Stand TT.MM.2026" ergänzen.

Wichtige Begriffe – kurz definiert

• Flex Routing: Microsofts Lastausgleich, der Copilot-LLM-Inferenz aus der EU heraus in die USA, Kanada oder Australien verlagern darf.
• EU Data Boundary: Selbstverpflichtung von Microsoft, bestimmte Daten in der EU zu halten. Kein rechtlicher Status, keine externe Zertifizierung, jederzeit durch Microsoft änderbar.
• Sub-Processor: Auftragsverarbeiter, den der Hauptauftragsverarbeiter (Microsoft) einsetzt. Erfordert nach Art. 28 DSGVO Zustimmung des Verantwortlichen.
• LLM-Inferenz: Der Berechnungsschritt, in dem ein Sprachmodell aus dem Prompt eine Antwort erzeugt. Dafür muss das gesamte Prompt-Material im RAM des Inferenz-Servers verfügbar sein.
• Pseudonymisierung (Art. 4 Nr. 5 DSGVO): Verarbeitung personenbezogener Daten so, dass eine Zuordnung ohne Zusatzinformationen nicht mehr möglich ist. Nicht identisch mit Anonymisierung – die Daten bleiben personenbezogen.

Die strukturelle Alternative: KI-Souveränität ohne Routing-Roulette

Flex Routing ist kein Bug. Es ist eine vorhersehbare Konsequenz des Geschäftsmodells „Hyperscaler hält Schlüssel, Routing-Logik und Sub-Processor-Hoheit in einer Hand". Wer das nicht mehr akzeptieren will, hat 2026 eine reife Alternative:

• Eigenes LLM-Hosting auf EU-Hardware (vLLM, Ollama, Llama-cpp auf Hetzner / IONOS / OVH-Servern), Modelle aus dem Hugging-Face-Hub, kontrollierte Sub-Processor-Liste (= keine).
• Open-Source-Alternativen zum Microsoft-Stack drumherum: Element/Matrix statt Teams, Nextcloud statt OneDrive/SharePoint, Keycloak statt Entra ID, Mailcow/Stalwart statt Exchange Online.
• Datenschutz-by-Design: Der Prompt verlässt die eigene Infrastruktur nicht. Kein Routing in die USA möglich – physikalisch nicht, nicht „vertraglich versprochen".
• Auditierbar: Eigene Logs, eigene Schlüssel, eigene Sub-Processor-Entscheidung.

Eine Übersicht über souveräne KI- und Office-Tools finden Sie unter /alternativen. Den passenden Service-Stack inklusive Implementierung beschreibt unsere Preisseite.

Fazit

Microsoft hat innerhalb von vier Monaten zwei strukturelle Änderungen an der Copilot-Verarbeitung durchgeführt – beide schwächen die EU Data Boundary, beide wurden einseitig und standardmäßig aktiv geschaltet. Das Argument „aber wir haben doch ein C5-Testat / die EU Data Boundary / einen DPA-Anhang" trägt 2026 nicht mehr.

Wer NIS2-pflichtig ist, wer DSGVO-konform arbeiten will oder wer einfach nicht jeden Quartalswechsel eine neue Admin-Center-Sicherheitsprüfung fahren will, sollte Flex Routing heute abschalten – und parallel den Exit-Pfad aus Copilot konkret planen. Wir helfen dabei.

Copilot-Risikobewertung anfragen →

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